Strona główna O firmie Oferta Program Sekretariat 4Soft Szkolenia, kursy Access Pytania i odpowiedzi Kontakt  
 


           
Program Sekretariat
Program Archiwum
Kancelaria .NET
Pytania i odpowiedzi

System Wspomagania Planowania

 

Kancelaria .NET


 

System Kancelaria realizuje wymagania Rozporzadzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i zwiazków miedzygminnych (Dz.U.1999r. nr 112, poz.1319 ze zmianami)

W swojej funkcjonalności opiera się o program "Sekretariat". Dodatkowo został wzgobacony o następujące funkcje: 

  1. Posiada nadrzędny rejestru korespondencji o nazwie Rejestr Spraw. Działanie tego rejestru opiera się na następujących założeniach:
    1. grupa operacji uruchamianych z menu w odrębny sposób, zbliżona do rejestracji pism.
    2. oznaczanie spraw odbywa się o następujący układ:
      SPR/NR/Symbol JRWA/Dział1/RR
      gdzie: 
      SPR  – ogólne oznaczenie sprawy – ustawiane w parametrach systemu po jego instalacji w firmie – wartość stała dla firmy,
      Nr – numer kolejny w roku, ciągły w obrębie spraw
      Symbol JRWA – czterocyfrowe (max pięciocyfrowe) oznaczenie wynikające z przydzielenia sprawy zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną do JRWA (Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt) opisanego w pkt 2,
      Dział1 – oznaczenia działu/działów osoby/Osób, których sprawa dotyczy.
      RR – dwucyfrowe oznaczenie roku,
    3. Utworzenie nowej sprawy odbywa się równolegle z zarejestrowaniem pisma przychodzącego jak i wychodzącego. Możliwy jest późniejszy przydział zarejestrowanego pisma do właściwej zgodnej z JRWA sprawy, wykonywany przez odpowiedni, znający sprawę dział (używany w sytuacji gdy rejestrujący nie potrafi przypisać pisma do odpowiedniej sprawy w momencie jego rejestracji).

    4. Zastosowanie klasyfikacji JRWA do rejestracji spraw, przy wykorzystaniu odpowiedniego dla konkretnego urzędu słownika JRWA (zgodnego z Instrukcją Kancelaryjną), która zawiera pięć poziomów klasyfikacji.

  2. W programie istnieje funkcja zamknięcia sprawy. Operacja ta uniemożliwia modyfikowanie pism w niej zawartych, a także umożliwia przekazanie ich do archiwum.

  3. Program automatyczne ustala termin załatwienia sprawy. Słownik JRWA zawiera pole , która to ilość jest dodana automatycznie do każdego zarejestrowanego pisma w tej sprawie. Po upływie określonego terminu program będzie monitował o nie załatwieniu określonego pisma.

  4. Na podstawie Rejestru Spraw tworzone jest „zestawienie spraw” oraz wydruk zgodny ze wzorem „Spis Spraw” stanowiącym załącznik do Instrukcji Kancelaryjnej. Zestawienie może być drukowane w oparciu o kilka kryteriów: przedziału czasu, przedziału symboli JRWA, przedziału numerów.

  5. Na podstawie Rejestru Pism, jest przygotowywane zestawienie pism oraz wydruk zgodny ze wzorem „Dziennik Korespondencji”, stanowiącym załącznik do Instrukcji Kancelaryjnej. Zestawieniu może być drukowane w oparciu o kilka kryteriów: przedziału czasu, rodzaj pism.

  6. W programie założone mogą być wzorce dokumentów/schematy przydziału obiegu, które będą obsługiwać wprowadzoną klasyfikację JRWA oraz przydział określonych pism przychodzących konkretnym pracownikom.
  7. W systemie tworzone jest zestawienie łączne „Sprawy oraz ich wszystkie pisma”. Zestawienie opiera się o kryteria przedziału dat, przedziałów numerów spraw, przedziałów symboli JRWA. Na podstawie zestawienia tworzony jest wydruk o następującej logice:

Znak sprawy
Znak pisma
Data pisma
Termin załatwienia
Kategoria archiwalna
BB/1012/0020/Dział1/04
P/2088/Dział1/1/04
 
 
 
W/1028/Dział1/2/04
 
 
 
BB/1013/0450/Dział3/04
P/2089/Dział3/1/04
 
 
 
W/1029/Dział1/2/04
 
 
 
P/2090/Dział2/Dział1/3/04
 
 
 
BB/1014/0550/Dział3/04
P/2091/Dział3/1/04
 
 
 
W/1030/Dział3/2/04
 
 
 
W/1031/Dział1/3/04
 
 
 
P/2092/Dział3/4/04
 
 
 
 
 
 
 
 

Obsługa procesu archiwizacji:


 

    1. Tworzone są zestawienia pism do archiwizacji w komórce macierzystej i innych komórkach dla każdego wskaźnika archiwizacji wynikającego z zakwalifikowania pisma do określonej JRWA. Zestawienia opierają się o następujące kryteria wyboru: Symbol kategorii archiwalnej, przedział dat, symbol JRWA. Tworzony jest wydruk wybranych elementów tych zestawień.
    2. Każde pismo posiada znacznik przekazania do archiwum w komórce macierzystej i poza tą komórką.
    3. Każde pismo może być oznaczone, do którego z archiwów zostało przekazane. Przy obsłudze czynności archiwizacyjnych posługiwać się można słownikiem archiwów oraz funkcją automatycznego wybierania spraw do archiwum, według następujących kryteriów: przedziału dat, tylko spraw zamkniętych, klasyfikacja JRWA przedział numerów spraw. Wybrane pisma będą mogły być wydrukowane, a także automatycznie odznaczone jako przekazane do odpowiedniego archiwum.

Systerm Kancelaria .NET został wykonany w najnowszym narzędziu programowym Microsoft wykorzystują wiele nowoczesnych rozwiązań. Dzięki nim system jest bardzo ergonomiczny, dostosowany do najczęściej wykonywanych operacji.

Wszelkich informacji na temat systemu można uzyskać korzystając ze strony kontakty.


Strona główna | O firmie | Oferta | Program Sekretariat 4Soft | Szkolenia, kursy Access | Pytania i odpowiedzi | Kontakt