Strona główna O firmie Oferta Program Sekretariat 4Soft Szkolenia, kursy Access Pytania i odpowiedzi Kontakt  
 


           
Program Sekretariat
Opis programu
Porównanie wersji
Realizowane funkcje
moduł Mail
moduł Skaner
moduł WRPlus
Pobierz demo
Pytania i odpowiedzi
Co nowego?

Program Archiwum
Kancelaria .NET
System Wspomagania Planowania

 

Realizowane funkcje

Książka adresowa i telefoniczna W Książce adresowej przechowywane są najważniejsze informacje o kontrahentach, z którymi prowadzimy wszelkie kontakty (korespondencja, telefony, rozmowy, spotkania itp.). Obok informacji identyfikujących kontrahenta oraz adresowych, w Książce adresowej można umieścić dane pozwalajace kontrahenta zakwalifikować do określonej dowolnie zdefiniowanej przez Użytkownika grupy ułatwiającej prowadzenie z nim kontaktów np. dostawca, partner, potencjalny klient itp. Szybkie dotarcie do konkretnego adresata umozliwiają nam formy wyszukiwania wg szeregu kryteriów.
Książka telefoniczna jest narzędziem pozwalającym nam na szybkie odnalezienie numeru telefonu lub innych danych teleadresowych osoby, z którą chcemy się skontaktować. Wszystkie dane wpisywane w Książce adresowej dotyczące osób związanych z firmą, są automatycznie zapisywane do Książki telefonicznej. Także wprowadzane dla tych osób modyfikacje są automatycznie przenoszone do Książki telefonicznej i na odwrót. Aktualizacja danych w książce telefonicznej jest przenoszona do Ksiażki adresowej.

Książka adresowa

Grupowanie dokumentów Zasady i sposób grupowania dokumentów zarówno zewnętrznych jak i wewnętrznych ustala Użytkownik w zależności od swoich potrzeb i uwarunkowań. Program umożliwia stworzenie podziału dwupoziomowego na Grupy i Podgrupy. Przykładowy sposób grupowania dokumentów: -Grupa Umowy może zawierać szereg Podgrup: Umowa właściwa, Aneks, Dealerska, Licencyjna itp. Grupowanie może odbywać się na dwa sposoby rodzajowy (np. umowa, cennik, oferta) i przedmiotowy (np. sprzedaż produktu A, sprzedaż produktu B, współpraca z dealerami). Przy dokumentach wewnetrznych można tworzyć grupy: zarzadzenia, okólniki, polecenia itp. Niezależnie jednak od przyjętego sposobu podziału, każdy z użytkowników powinien znać zasady grupowania aby mógł jednoznacznie kojarzyć konkretny rodzaj kontaktu z właściwą grupą i podgrupą. Pomocne w tym mogą okazać się pola opisowe. Każda grupa i podgrupa posiada pole tekstowe, w które można wprowadzać opisy tworzonej klasyfikacji, do których każdy z Użytkowników ma nieograniczony dostęp i może sprawdzić po opisie jakiego rodzaju korespondencję dana grupa czy podgrupa zawiera.

Rejestracja korespondencji W systemie mozemy rejestrowac każdy rodziaj korespondencji przychodzącej do i wychodzącej z firmy. W szerokim stopniu informacje dotyczące korespondencji zostają zapisywane w bazie danych.

Rejestracja pisma przychodzącego

Istnieje kilka metod rejestracji pism – korespondencji wychodzącej:

  1. Rejestracja podstawowa pojedynczych pism. Usprawnieniem przy rejestracji pism jest korzystanie ze wzorców dokumentów rejestracji.
  2. Rejestracja na podstawie listy adresów korespondencji seryjnej.
  3. Przy rejestracji korespondencji seryjnej użytkownik może określić, czy pismo dla wszystkich adresatów zarejestrować pod jednym numerem, czy każde pismo ma otrzymać odrębny numer.
  4. Rejestracja z wykorzystaniem zdefiniowanych rozdzielników.
  5. Rejestracja bezpośrednio z edytora MS Word (wersji 2000/XP2002/2003/2007).

Rejestracja korespondencji przychodzącej może pobierać dokument źródłowy w wersji elektronicznej ze skanera, uprawnieni użytkownicy programu mają wówczas dostęp do dokumentu w formie oryginalnej (zob. Moduł Skaner).


Przydzielanie korespondencji przychodzącej Funkcja przydzielania korespondencji przychodzącej usprawnia czynności związane z realizacją obiegu korespondencji przychodzącej wewnątrz firmy. Można ją realizować w trakcie rejestracji pisma lub w późniejszym okresie poprzez specjalny formularz. Aby przydzielić pismo pracownikowi, należy wybrać z listy wyboru żądaną osobę. Pismo przychodzące może być przydzielane kolejno różnym osobom.
Z formularza przydzielania korespondencji przychodzącej istnieje możliwość szybkiego wyświetlenia pełnych danych o korespondencji, w tym określenia terminu i sposobu reakcji, a także wyświetlenie listy załączników dołączonych do pisma z możliwością ich edycji. Dzięki temu Użytkownik ma szybki dostęp do zarejestrowanego pisma, oraz możliwość łatwej modyfikacji informacji o nim. Możemy również wyświetlić całą historię obiegu pisma w firmie.
Wykorzystanie tej funkcji w pełni możliwe jest tylko przy pracy w sieci komputerowej oraz z modułem powiadamiania o przydzieleniu pisma za pomocą poczty elektronicznej.

Rejestracja innych dokumentów W programie istnieje możliwość rejestracji i zapisu do bazy pozostałych kontaktów z kontrahentami firmy jak np. telefonów, poczty elektronicznej, spotkań, konferencji itp.. Wprowadzanie innych dowolnych kontaktów „poza korespondencyjnych” daje możliwość uchwycenia pełnego obrazu wszystkich form kontaktów z naszymi kontrahentami.
Zasady ewidencji (rejestracji) przydzielania i klasyfikacji są bardzo zbliżone do obowiązujących w przypadkach korespondencji wychodzącej i przychodzącej.

Rejestracja dokumentów wewnętrznych Dokumenty wewnętrzne rozumiane są jako wszelkiego rodzaju podania, zarządzenia, protokoły itp. Dokumenty wewnętrzne ewidencjonowane (rejestrowane) są na specjalnie do tego celu przygotowanym formularzu.
Rejestracja dokumentów wewnętrznych odbywa się na podobnych zasadach jak rejestracja dokumentów zewnętrznych. Przy rejestracji można korzystać ze wzorców dokumentów wewnętrznych.
Najważniejsze informacje dotyczące korespondencji wewnętrznej zapisywane są w bazie danych.

Przydzielanie dokumentów wewnętrznych Podobnie jak przy kontaktach zewnętrznych dokumenty wewnętrzne możemy przydzielać konkretnym pracownikom nie tylko w trakcie rejestracji, ale także w okresie późniejszym. Należy wtedy podać numer tego dokumentu, który chcemy przydzielić. Korzystając list rozwijalnych (z bazy pracowników) przydzielamy pisma odpowiednim osobom.
Działanie tej funkcji programu jest identyczne jak przy dokumentach przychodzących. Również przy obiegu dokumentów wewnętrznych wykorzystanie tej funkcji w pełni możliwe jest tylko przy pracy w sieci komputerowej oraz z modułem powiadamiania o przydzieleniu pisma za pomocą poczty elektronicznej.
Potwierdzanie przyjęcia dokumentów Program pozwala na potwierdzenie przyjęcia do wiadomości przydzielonej pracownikowi korespondencji. Uruchomienie funkcji < Korespondencja przychodząca oczekująca na potwierdzenie > pozwala na wyświetlenie pism, które nie zostały potwierdzone jako przyjęte do wiadomości, pomimo ich przydzielenia konkretnym osobom. Wykorzystywanie w pełni tej funkcji programu jest możliwe, kiedy program pracuje w sieci komputerowej i powiadomienia o przydzieleniu pisma są wysyłane za pomocą poczty elektronicznej (moduł mail plus). Wówczas zarówno system powiadamiania jak i potwierdzenia przyjęcia pisma do wiadomości odbywa się przy pomocy programu jest spójny i szybki.
Wzorce rejestracji W celu przyspieszenia rejestracji kontaktów zewnętrznych i dokumentów wewnętrznych można rejestrację przeprowadzać z pomocą wzorców, opracowanych dla określonych grup dokumentów (np. faktury, reklamacje, oferty, umowy). Informacje z pól wypełnionych na wzorcu zostaną automatycznie przeniesione na formularz rejestrowanego dokumentu.
Wzorzec dla konkretnego rodzaju dokumentu można wybrać z listy wcześniej opracowanych. Formularze do wprowadzania informacji na wzorcach podobne są do formularzy służących do rejestracji pism przychodzących, pism wychodzących, pozostałych kontaktów i dokumentów wewnętrznych.
Rejestracja delegacji Program umożliwia wprowadzenie do bazy podstawowych informacji o wystawionych dla pracowników delegacjach. Mozliwe jest szybkie dotarcie do tych informacji poprzez wyszukiwanie wg różnych kryteriów np.:- numeru identyfikacyjnego pracownika podanego z rozwijalnej listy, przedziału podanych dat wystawienia delegacji, miejscowości, firmy podanej z rozwijalnej listy, do której udaje się delegowany.
Przechowywanie dokumentów źródłowych Ewidencja korespondencji jest rozbudowana o możliwość wstawiania plików źródłowych korespondencji jako załączniki dokładane do zarejestrowanego pisma. Załączniki można dodawać do kontaktu w trakcie rejestracji, a także w każdym momencie, gdy na ekranie wyświetlone są szczegółowe informacje o tym kontakcie. Załącznikami mogą być pliki zapisane w dowolnym formacie. Dołączać można gotowe pliki z dowolnego dostępnego dla naszego komputera folderu oraz pliki utworzone za pomocą skanera. W przypadku użytkowania modułu WR Plus (rejestracja z edytora MS Word) dokument zostanie automatycznie zapisany i dołączony do bazy danych.
Wstawianie pliku bezpośrednio po skanowaniu dokumentu możliwe jest do przeprowadzenia tylko przez Użytkowników, którzy wykupili licencję na stosowanie dodatkowej opcji programu – Obsługa skanera. Możemy wówczas po uruchomieniu odpowiedniego przycisku uruchomić proces skanowania dokumentu. Na wyświetlonym specjalnym formularzu możemy śledzić skanowanie dokumentu
Do zarejestrowanego kontaktu może zostać dołączona dowolna ilość plików (dokumentów źródłowych). Lista ich wraz z nazwami użytkowników, którzy je wprowadzili jest wyświetlona na formularzu z załącznikami.
Zapisany w bazie danych plik można obejrzeć wybierając go z listy załączników lub usunąć, uruchamiając odpowiednie przyciski.
Analiza obiegu dokumentów
Przydzielanie dokumentów pracownikom i komórkom organizacyjnym odpowiedzialnym za załatwienie sprawy, kontaktu itp. związanej z korespondencją, umożliwia przeprowadzenie analizy obiegu dokumentu w firmie od momentu jego pierwszego przydzielenia aż do momentu przekazania go do archiwum.

Kontrola spraw terminowych W programie możemy określić termin i sposób, dalszej reakcji na korespondencję przychodzącą, wychodzącą, pozostałe kontakty, gdy sprawa związana z konkretnym dokumentem nie została jeszcze zamknięta. W określonym terminie aplikacja przypomina Użytkownikowi o konieczności odpowiedzi, czy jakiejkolwiek innej reakcji na dany kontakt. W każdej chwili można sprawdzić jakie sprawy pozostają w danym dniu czy w najbliższych dniach do załatwienia.

Korespondencja seryjna Funkcje Korespondencji Seryjnej (KS) bardzo usprawniają czynności związane z wysyłaniem jednorodnej korespondencji do firm instytucji i osób prywatnych, według przygotowanego rozdzielnika A,B lub C. Są to najczęściej zapytania ofertowe, aktualne cenniki, zaproszenia, zawiadomienia, rozrachunki itd. Program „Sekretariat” umożliwia:
  1. dowolne przyporządkowanie adresatów do danego rozdzielnika korespondencji,
  2. opublikowanie danych adresowych w formie dostępnej dla edytorów tekstu (pliku *.rtf),
  3. automatyczne wprowadzanie korespondencji wychodzącej do wszystkich firm z wybranego rozdzielnika.
Wysłanie korespondencji seryjnej do firm i instytucji wymaga wykonania sekwencyjnie kilku kroków:
  1. Przyporządkowanie adresatów KS do wybranego rozdzielnika
  2. Opublikowanie danych W tym kroku należy wysłać dane adresowe wszystkich firm z zaznaczonego rozdzielnika do pliku o wybranym przez użytkownika formacie (np. .rtf, .txt, .html i inne), który może stanowić źródło danych korespondencji seryjnej dla dowolnego edytora tekstu.
  3. Wydrukowanie listów seryjnych
  4. Ewidencjonowanie (rejestracja) korespondencji wychodzącej seryjnie
    Przy rejestracji korespondencji seryjnej użytkownik może określić, czy pismo dla wszystkich adresatów zarejestrować pod jednym numerem czy każde pismo ma otrzymać odrębny numer.

Nadruki kopert i naklejek Program umożliwia dla zaznaczonych pism wychodzących z firmy wydrukowanie adresu na kopercie oraz drukowanie adresów na naklejkach na koperty. Swym zakresem obejmuje nadruki na wszystkich rodzajach kopert i naklejek występujących na rynku. Rodzaje kopert oraz formaty naklejek na koperty podaje się przy funkcji Ustawienia.
Wydruk książki nadawczej
Dla zaznaczonych odpowiednim wskaźnikiem pism wychodzących jako listy polecone program drukuje tzw. Książkę nadawczą. Jest ona całkowicie zgodna z akceptowaną przez pocztę i powszechnie używaną w firmach.


Wyszukiwanie dokumentów Najprostsze sposoby wyszukiwania kontaktów w programie to:

- wyszukiwanie wg firm (kontrahentów),

- wyszukiwanie wg daty dokumentu i daty rejestracji. Wyszukiwanie według dat

 


Zaawansowane funkcje wyszukiwania Zaawansowane sposoby wyszukiwania kontaktów obejmują wyszukiwanie wg wielu dodatkowych
kryteriów jak:
wyszukiwanie wg pracowników,
wyszukiwanie z określonego przedziału numerów,
wyszukiwanie wg numeru pisma nadawcy,
wyszukiwanie wg numeru sprawy,
wyszukiwanie wg charakterystyki kontrahenta
- adresu (kod, miejscowość, e-mail,
- NIP-u,
- osoby kontaktowej,
- stanowiska osoby kontaktowej,
- e-mailu osoby kontaktowej,
- numeru telefonu,
wyszukiwanie wg wszystkich istotnych pól formularzy rejestrujących jak:
- rodzaju kontaktu (przychodząca, wychodząca, pozostała),
- przekroju (Instytucje, Pracownicy, Komórki Organizacyjne)
-daty – chodzi o określenie przedziału daty kontaktu i przedziału daty rejestracji.
-klasyfikacji (grupa, podgrupa),
- pismo dotyczy – wyszukuje wg dowolnej części pola opisowego – dotyczy.
- pozostałe – należą tu: droga kontaktu i numer wpisany razem z końcówką roku.
Wyszukiwanie dokumentów wewn.
Program umożliwia wyszukiwanie dokumentów wewnętrznych wg rozmaitych kryteriów m.in.: od którego pracownika wyszło, z którego działu wyszło, dla jakiego pracownika zostało przydzielone, dla jakiego działu zostało przydzielone, czego pismo dotyczy, a także dla konkretnego numeru dokumentu lub dla podanego określonego przedziału numerów dokumentów wewnętrznych.
Powiązania między dokumentami.
W trakcie rejestracji korespondencji wychodzącej lub innego kontaktu, Użytkownik może w odpowiednim polu formularza () podać symbol dokumentu, na który odpowiadamy. Korzystać można z listy wszystkich zarejestrowanych przychodzących kontaktów od tego kontrahenta. Podczas wyszukiwania kontaktów przy podaniu konkretnego numeru dokumentu, na specjalnym formularzu wyświetlone zostaną wszystkie kontakty, które są z nim związane. Wykorzystanie tego narzędzia służy do śledzenia bieżącego toku załatwiania spraw.

Rozliczanie kosztów wysyłki
Wprowadzenie do systemu informacji o kosztach zakupu znaczków pozwala dla całej wysyłanej korespondencji utworzyć zestawienie obrazujące kształtowanie się w firmie kosztów wysyłki. Zestawienia można sporządzać dla pism zarejestrowanych w przedziale podanych dat.

Rozliczanie kosztów usług telekomunikacyjnych W programie możliwa jest rejestracja usług telekomunikacyjnych dla pracownika za dany miesiąc oraz ich wyszukiwanie i tworzenie odpowiednich zestawień.

Obsługa słowników Dostęp do danych słownikowych realizowany jest z każdego formularza odwołującego się do danych tego rodzaju. Czyli, na przykład, w trakcie rejestracji korespondencji można dopisać adresata bez konieczności opuszczania bieżącego formularza, klikając odpowiedni przycisk umieszczony przy rozwijalnej liście adresów.
W momencie rozpoczynania pracy z programem konieczne jednak jest wp rowadzenie kilku słowników, z których użytkownicy będą korzystać permanentnie, i których wartości nie podlegają zbyt częstym zmianom. Dlatego też pracę z programem powinniśmy rozpocząć od wp rowadzenia informacji do baz danych systemu.
Program obsługuje następujące słowniki:
  • Książka adresowa,
  • Książka telefoniczna,
  • Komórki organizacyjne,
  • Pracownicy firmy,
  • Wzorce dokumentów,
  • Klasyfikacja kontaktów zewnętrznych,
  • Droga kontaktu,
  • Klasyfikacja dokumentów wewnętrznych,
  • Kraje,
  • Województwa.  
    Konfiguracja programu - Program Sekretariat w obecnej chwili posiada wiele opcji i parametrów działania zawartych w opcjach konfiguracji. W szerokim zakresie jest systemem konfigurowalnym przez użytkownika administrującego. System posiada około 150 parametrów określanych dowolnie według wymagań Klienta. Oto przykłady najważniejszych parametrów:
    • symbol pisma przychodzącego
    • symbol pisma wychodzacego
    • symbol pozostałych kontaktów
    • symbol dokumentów wewnętrznych
    • sposób oznaczania dokumentów inicjałami osoby/lub oznaczeniem działu
    • sposób powiadamiania o sprawach terminowych
    • sposób powiadamiania pracownika o przydzieleniu dokumentu
    • wartości domyślne użytkownika
    • wygląd wydruków
    • kolory interfejsu użytkownika
    • domyślne ustawienia skanera
    • domyślne ustawienia drukarki
    • i wiele innych  
 
 


Pełny zakres realizowanych funkcji programu można znaleźć w dokumentacji programu pobierz plik pdf.
 

 

 

 

 

 

 

  

 
 

 

 
 

 

 


Strona główna | O firmie | Oferta | Program Sekretariat 4Soft | Szkolenia, kursy Access | Pytania i odpowiedzi | Kontakt