Strona główna O firmie Oferta Program Sekretariat 4Soft Szkolenia, kursy Access Pytania i odpowiedzi Kontakt  
 


           
Program Sekretariat
Opis programu
Porównanie wersji
Realizowane funkcje
moduł Mail
moduł Skaner
moduł WRPlus
Pobierz demo
Pytania i odpowiedzi
Co nowego?

Program Archiwum
Kancelaria .NET
System Wspomagania Planowania

 

 

moduł WRPlus

 

Rejestracja dokumentów - pism wychodzących bezpośrednio z edytora MS Word.

Działanie: Pobieranie danych adresowych do dostarczonych przez naszą firmę szablonów programu Word. Następnie po napisaniu pisma i zatwierdzeniu ostatecznej wersji Użytkownik rejestruje pismo z pozycji dokumentu Worda, po czym otrzymuje swój unikatowy numer id. Pismo rejestrowane jest w bazie programu Obsługa Biura „Sekretariat” i jeśli Użytkownik tak zadecyduje pismo fizycznie wklejane jest do bazy programu. Wszystkie opisane czynności realizowane są z pozycji Edytora Word.

Założenia:

  1. Użytkownik posiada program MS Word wersji 9 lub wyższej.
  2. Posiada zainstalowany na stacji program „Sekretariat”.
  3. Nasza firma może dostosować szablony rejestracji do formatu papieru firmowego Klienta, z pozycji których realizowane będą funkcje edycji i rejestracji dokumentow.
Etapy procedury edycji, wydruku i rejestracji:
  1. Uruchomienie programu Word, lub wybranie z menu Start/Nowy Dokument Office/Dokument.
  2. Z pozycji Worda Plik/Nowy użytkownik wybiera szablon, z pozycji którego, chce stworzyć nowy dokument. Ilość szablonów jest praktycznie nieograniczona, jednak standardowo zdefiniowane są trzy:
    1. szablon pisma zewnętrznego – pismo firmowe,
    2. szablon faksu wychodzącego – faks firmowy,
    3. szablon dokumentu wewnętrznego.
  3. Wybrany szablon dokumentu korzysta z wspólnej bazy danych programu "Sekretariat". W nowym dokumencie zostaje wybrany z rozwijalnej listy Adresata pisma. Lista ta zawiera aktualne pozycje Książki Adresowej programu „Sekretariat” tj:
    1. dla kontaktu zewnętrznego wybranie adresata powoduje uzupełnienie takich informacji jak: Nazwa, adres, kod, miejscowość,
    2. Użytkownik może również wybrać Osobę, na którą adresuje pismo/fax, razem z jego stanowiskiem,
  4. Po wstawieniu do nowego dokumentu Adresata, Użytkownik będzie pracował nad dokumentem do czasu uzyskania akceptacji osoby podpisującej.
  5. Po stwierdzeniu, że przygotowana forma dokumentu nadaje się do wysłania (ostatecznej akceptacji):
    1. Użytkownik z pozycji programu Word klika przycisk rejestruj,
    2. Word wykona rejestrację pisma, przydzieli mu unikatowy numer ID, naniesie go na dokument, zachowa zmiany i skopiuje fizycznie utworzony plik z domyślnego katalogu programu Word do bazy danych programu „Sekretariat” do rekordu zarejestrowanego pisma.
    3. tak przygotowany dokument Użytkownik może wydrukować w ostatecznej formie, i przekazuje do podpisu i wysłania.
  6. W trakcie edycji, pracy nad pismem, dokument jest przechowywany lokalnie na dysku twardym, a w momencie rejestracji zapisywany jest fizycznie na serwerze i jest dostępny dla wszystkich uprawnionych Użytkowników w dowolnym momencie.
  7. Późniejsze dotarcie do dokumentu odbywa się poprzez wszystkie narzędzia wyszukiwania programu „Sekretariat” na każdej stacji roboczej programu.

 

Dodatkowe informacje:

Opis programu ...

Porównanie wersji ...

Realizowane funkcje ...
moduł Mail ...
moduł Skaner ...
Pobierz pliki ...
Pytania i odpowiedzi ...
Co nowego? ...

 


Strona główna | O firmie | Oferta | Program Sekretariat 4Soft | Szkolenia, kursy Access | Pytania i odpowiedzi | Kontakt