Strona główna O firmie Oferta Program Sekretariat 4Soft Szkolenia, kursy Access Pytania i odpowiedzi Kontakt  
 


           
Program Sekretariat
Opis programu
Porównanie wersji
Realizowane funkcje
moduł Mail
moduł Skaner
moduł WRPlus
Pobierz demo
Pytania i odpowiedzi
Co nowego?

Program Archiwum
Kancelaria .NET
System Wspomagania Planowania

 

moduł Mail

Realizacja przekazywania informacji dokumentów obiegu dokumentów z zastosowaniem poczty elektronicznej e-mail.
  1. Funkcje modułu dotyczą zarówno kontaktów zewnętrznych przychodzących jak i wszystkich dokumentów wewnętrznych.
  2. Po przydzieleniu pisma przychodzącego, bądź też dokumentu wewnętrznego, zostaje wygenerowany mail do osoby lub grupy osób docelowych, zgodnie z przydziałem i zgodnie z konfiguracją systemu przekazywania poczty.
  3. Mail zostanie wysłany przez użytkownika, który wykonuje przydział pism i dokumentów firmy – ma do tego udzielony zakres uprawnień systemowych.
  4. Mail powiadomienia zawiera następujące informacje o piśmie dokumencie wewnętrznym:
    1. Numer przydzielonego pisma/dokumentu
    2. Datę pisma i datę rejestracji pisma
    3. Nadawcę pisma autora dokumentu
    4. Grupa pisma odzaj dokumentu
    5. Listę osóbdziałów, któremu pismo zostało przydzielone
    6. Grupę informacji o przydzieleniu pisma (kto?, kiedy?)
    7. Termin reakcji – jeśli został naznaczony
    8. Fizyczny plik dokumentu (w załączniku maila) – jeśli został załączony przez osobę rejestrującą lub przydzielającą.
  5. Zdarzenie wysłania maila, zarejestrowane jest w systemie w następującym zakresie: osoba wysyłająca, adresy mailowe, na które została wysłana wiadomość, data wysłania i czas wysłania, czy został załączony załącznik, jeżeli tak, to również lista załączników.
  6. Użytkownik docelowy po otrzymaniu maila, mże zapoznać się z jego treścią.
  7. W następnej kolejności użytkownik powinien wykorzystując odpowiednie funkcje programu wykonać potwierdzenie przyjęcia dokumentu.
  8. Istnieje wersja modułu, w którym potwierdzenie przyjęcia realizowane jest automatycznie po odczytaniu maila powiadomienia. Zdarzenie to generuje informację zwrotną do bazy danych programu "Sekretariat" o potwierdzeniu przyjęcia informacji, w następującym zakresie:
    1. znacznik potwierdzenia
    2. z jakiego komputera wiadomość została potwierdzona,
    3. przez kogo,
    4. datę i czas potwierdzenia.
  9. Potwierdzenie wiadomości, jest wiążące i nie może być modyfikowane, ani usuwane z baz danych, ani przez osoby bezpośrednio obsługujące pocztę, ani przez osoby nadzorujące obieg dokumentów. Informacja ta, jest nieodwołalna, gdyż stanowi dowód przekazania informacji o przydzieleniu dokumentów, a w przypadku załączenia dokumentu w formie elektronicznej również dowód przekazania dokumentu.
  10. Sam przydział dokumentów może być zmieniany, jednak każda zmiana przydziału generuje zdarzenie powiadomienia pocztą (zob. pkt 2).
  11. Cała historia obiegu, przekazywania powiadomień, oraz potwierdzania przyjęć, jest zachowana w systemie do celów kontrolnych i informacyjnych.
  12. Użytkownicy nadzorujący obieg dokumentów posiadają dodatkowe zestawienie –dokumentów potwierdzonych. Na tym mogą sprawdzić, czy poszczególne osoby/działy, którym pismo w ostatnim czasie zostało przydzielone, dokonały potwierdzenia przyjęcia.
  13. Z pozycji tego zestawienia możliwe jest wysłanie dodatkowego maila, który oprócz treści wymienionej w pkt 4 będzie odróżniony dodatkowym tekstem PONAGLENIE.
  14. Również to zdarzenie ponaglenia, jest zarejestrowane w systemie dla celów kontrolnych i informacyjnych.
  15. W programie "Sekretariat" istnieje możliwość potwierdzania przyjęcia pisma z wykorzystaniem wbudowanego mechanizmu potwierdzania. Jednak dla celów kontrolnych możliwe jest stwierdzenie w jaki sposób potwierdzenie przyjęcia pisma zostało wykonane. Mechanizm ten przedstawiony jest w dziale realizowane funkcje potwierdzenie przyjęcia .

Dodatkowe informacje:

Opis programu ...

Porównanie wersji ...

Realizowane funkcje ...
moduł Skaner ...
moduł WRPlus ...
Pobierz pliki ...
Pytania i odpowiedzi ...
Co nowego? ...


Strona główna | O firmie | Oferta | Program Sekretariat 4Soft | Szkolenia, kursy Access | Pytania i odpowiedzi | Kontakt